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深圳市总商会法律事务部关于完善企业管理制度防范恶意代理的法律建议书

日期:2010年10月27日

各会员企业: 

      在企业的经营活动中,往往会遇到恶意代理问题。恶意代理人利用企业管理制度的缺陷,未经企业真实授权而以企业名义对外从事交易活动,甚至以企业名义行使诈骗,给企业造成了损失,对企业的正常经营活动构成了严重威胁。为帮助企业了解相关法律知识,制止恶意代理行为的发生,特向企业建议如下: 

       一、表见代理的主要形式及其危害。 
       一般来说,如果有人未经我们的同意就冒用我们的名义去和他人签订合同,这种合同无效,我们无须对受害人承担任何责任。但是,在某些特殊情况下我们会被视为诈骗者的从犯,或至少客观上对诈骗行为有过错,而要对被骗的相对人承担责任,表见代理就是这样一种特殊情况。《中华人民共和国合同法》第49条规定,“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立的合同,相对人有理由相信行为人有代理权的,该代理行为有效”,这种代理行为法律上叫“表见代理”。表见代理的情况主要有:本人以自己的行为足以使相对人误认的;本人知道无权代理情况但不作否认表示的;超越代理权或代理权终止,但相对人没有理由知道的,等等。 
      表见代理对我们是很大的威胁,举个例子,某公司为图方便,给每个业务员下发了盖有公司公章的空白合同书。某业务员因工作不力被公司解雇,其离职时公司忘记收回空白合同书。随后此人以公司业务员的身份用空白合同书与他人签订了合同,收取定金后不知下落。这是明显的恶意代理。但是按照合同法49条的规定,这种代理行为被认为是有效的(除非我们能够证明那空白合同书是被盗窃的),公司必须履行合同,否则就要承担违约责任。 

      二、完善授权委托制度,防范恶意代理的发生。 
      表见代理制度的立法目的是保护不知情(指相对人不知道行为人没有合法代理权)的善意相对人,因此,只要相对人知情或应该知情,表见代理就不成立。为防止表见代理的出现,应尽最大努力使相对人“知情”。为达到这一目的,企业必须尽最大努力完善授权委托制度。 
      首先要制订严格的管理制度。除法定代表人外,任何人以企业的名义对外签订合同必须持加盖企业公章的授权委托书,否则其所进行的一切行为均视为其个人行为,与企业无关。仅制订这种企业制度是不够的,关键是要让每一个客户都知道你的企业有这种企业制度,这样,如果某相对人仍与没有持授权委托书的行为人签订合同,就是该相对人没有尽到必要注意的义务,不构成表见代理。 
      其次是授权委托书本身必须规范。很多企业出具的授权委托书十分简洁,例如“兹授权某某同志全权负责与甲公司合同谈判事宜”,这种授权是很不安全的。委托书必须写明代理事项、有效期间等内容,否则就是授权不明确,法律规定因授权不明确造成的损失由被代理人承担,因此如委托书内容不规范,将是极大的安全隐患。 
      第三,如企业解除原代理人的代理权,必须尽快通知有关的客户。很多企业为了节省精力,保证效率,往往指定某一业务员固定负责与某个客户的业务往来,只出具一份长期有效的授权委托书。这种委托书的危险是,如果企业因故(例如辞退)解除了对该业务员的委托而又没有通知有关客户,该业务员此后“代理”企业与该客户签订的合同仍构成表见代理。所以,一旦企业更换代理人,应立即向该代理人负责的客户发出通知,声明“本企业授予某某的代理权已终止,从通知之日起某某以本企业名义进行的活动一概由其个人承担责任。”如企业更换的是法定代表人,除应依法变更工商登记外,还应尽可能向所有客户发出同样的通知。 
      最后是建立严密的公章、合同保管机制。广东省高级人民法院规定,“虽无充分证据证明代理人已经被代理人授权,但其以被代理人名义,且使用被代理人公章、合同专用章或盖有被代理人单位公章的空白合同书与第三人签订合同的,除有足够证据证明代理人与第三人存在恶意串通情况外,不应因此而确认合同无效”,有关法律同时规定,如能证明公章、空白合同书是被盗窃,企业不承担责任。按照这一规定,企业管理不善造成公章、合同书外流的,要承担表见代理的风险,因此,建议大家努力管好自己的公章、合同专用章、业务介绍信、空白合同书等关键物品。

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